Anleitung zum Ausfüllen des Fragebogens

I. Was ist das EFQM – Modell und die Selbstbewertung

Bitte lesen Sie diese Anleitung vor dem Ausfüllen gründlich durch. Berücksichtigen Sie, daß für die Zuteilung der Prozentpunkte erreichte Verbesserungen im Sinne des Qualitätsmanagements ausschlaggebend sind. So wird eine gut arbeitende Praxis, welche sich bisher nicht systematisch um Qualität bemüht hat, im Schnitt auf 0-25% kommen. Es ist also keine Schande, wenn man zunächst nur wenige Prozente erzielt. Die dann eingeführten Veränderungen finden ihren Ausdruck in einer höheren Selbstbewertung zu einem späteren Zeitpunkt.

Dem Selbstbewertungsfragebogen liegt das Modell von EFQM (European Foundation for Quality Management) zu Grunde. Wenn sich eine Firma oder eine Institution wie z.B. eine Arztpraxis um den Qualitätspreis bewirbt, legen externe Prüfer (Assessoren) Beurteilungskriterien an.

Die Bewertungsskala des Fragebogens ist diesen Kriterien angeglichen. Für jede Frage sollen die 4 Stationen des „RADAR“- Zirkels berücksichtigt werden.

Zum besseren Verständnis seien einige Begriffe des EFQM Modells erläutert.

Im EFQM- Modell werden die Befähiger- Kriterien (die Voraussetzungen) von den Ergebnis-Kriterien unterschieden

Befähiger
Damit eine Praxis arbeiten kann, braucht es eine Reihe von Voraussetzungen. Wie schafft der Praxisinhaber, wie schafft das Team diese Voraussetzungen für eine qualitätsvolle Arbeit, und damit auch für gute Ergebnisse?

Vorgehen
Bleibt es dem Zufall überlassen, wie in der Praxis gearbeitet wird oder hat man sich Gedanken gemacht? Das heißt: Hat man sich die eigenen Ziele verdeutlicht? Hat man sich dafür die Gesamtsituation, in der die Praxis steht, verdeutlicht? Hat man sich über den Weg, auf dem man die Ziele erreichen kann, Klarheit verschafft? Gibt es für die anstehenden Veränderungen einen Zeitplan? Überprüft man in regelmäßigen Abständen das, was man sich vorgenommen hatte und das, was man erreicht hat? Und liegt das alles in schriftlicher Form vor? – Wenn das alles zutrifft, würde man das Vorgehen systematisch nennen.

Umsetzung
Die besten Vorsätze nützen nichts, wenn es nicht gelingt, sie in die tägliche Arbeit hineinzubringen. Deswegen muss die Umsetzung von dem Vorliegen entsprechender Pläne usw. unterschieden werden.

Ergebnisse
Durch die tägliche Arbeit werden Ergebnisse erzielt: bei den Patienten, im Hinblick auf die Zufriedenheit im Team, und in wirtschaftlicher Hinsicht. Man kann die Ergebnisse daraufhin beurteilen, wie sie im Vergleich mit den eigenen Zielen ausfallen, und man kann sie vergleichen mit anderen, ähnlich strukturierten Praxen (Benchmarking)

Umfang
Hat man in einzelnen Bereichen seine Ziele erreicht oder in allen?

RADAR- Bewertung nach EFQM

II. Wie wird der Fragebogen ausgefüllt

Für den Selbstbewertungsfragebogen gelten folgende Einteilungen.

Für jede Frage müssen Sie Ihre Einschätzung der Wertigkeit (Prozent der Leistung, die Sie sich für jeden Aspekt geben) und die Wichtigkeit (für wie wichtig Sie den Aspekt erachten) beurteilen. Das heißt, sie müssen für jede Frage zwei Entscheidungen treffen.

Für die Wertigkeit ist folgendes zu berücksichtigen: Bitte prüfen Sie, inwieweit Ihr Vorgehen gut („excellent“ in der EFQM- Terminologie) ist und die Umsetzung erfolgt; bzw. die Ergebnisse gut („excellent“) sind und den Umfang, für den das gilt (siehe RADAR- Zirkel).

Sie sollen die Wertigkeit (Erfüllungsgrad des entsprechenden Aspekts in Ihrer Praxis) auf einer Skala zwischen 0 und 100 angeben (siehe folgende Tabelle). Vorgegeben sind die fünf Stufen: 0% - 25% - 50% - 75% und 100%.

Manche Fragen erfordern eine JA-NEIN- Beantwortung. In diesem Fall ist JA=100%, NEIN=0%

Tabelle für die Wertigkeit

Tabelle für die Wichtigkeit

Bitte bewerten Sie für jeden Aspekt auch die Wichtigkeit aus Ihrer Sicht. Klicken Sie bitte die entsprechende Kategorie im drop-down Menü an.

III. Der Ablauf der Selbstbewertung in der Praxis

1. Kopieren Sie für jeden Mitarbeiter im Praxisteam einen Fragebogen (Loseblatt-Kopiervorlage).
   
2. Jeder Mitarbeiter erhält einen Fragebogen, den er zu Hause für sich – ohne Absprache mit den anderen Mitarbeitern - ausfüllen soll. Die mit (P) gekennzeichneten Fragen sollen nur vom Praxisinhaber, die mit (M) gekennzeichneten nur von den Helferinnen ausgefüllt werden, alle anderen von jedem / jeder im Team.
   
3. Als nächster Schritt müssen die Einzelbewertungen in eine von allen Mitarbeitern (Arzt und Helferinnen) getragene Gesamtbewertung umgewandelt werden. Am besten eignet sich dazu eine Teambesprechung.
   
   Bei Fragen, bei denen eine Einigkeit nicht zu erzielen ist, lohnt sich eine spätere, nochmalige Diskussion dieser Frage. Für die Gesamtbewertung wird der Durchschnittswert eingetragen.
   
   Hierzu verwenden Sie bitte das geheftete Exemplar. Dort tragen Sie bitte auch die Rahmendaten der Praxis ein.
   
4. Die fertige Selbstbewertung können Sie mit der online-Eingabemaske unter => Fragebogenportale =>EFQM Fragebogen an uns übermitteln. Dazu benötigen Sie Ihre vierstellige Praxennummer und ein Passwort. Den Fragebogen behalten Sie dann bitte für Ihre Unterlagen.
   
   Sie können die fertige Papierversion auch per Post an uns schicken, dann bitte den ausgefüllten Fragebogen mit der Gesamtbewertung für die eigenen Unterlagen kopieren und per Freiumschlag an die aufgedruckte Auswerteadresse (GEB mbH, Postfach 1729, 79017 Freiburg) senden.
   
5. Sie erhalten dann von dort Ihre Auswertung mit dem Vergleich Ihrer Bewertungen zu den der anderen teilnehmenden Praxen (Benchmarking) und weiteren Analysen.

Diese Auswertungsanleitung sowie die Kopie der Gesamtbewertung der Praxis sollte gut aufbewahrt werden, da sie als Basis für Verbesserungen und zum Vergleich mit späteren Selbstbewertungen wichtig ist.

MN, GEB mbH, Stand 22.06.2009